Personalakten, ein Buch mit sieben Siegeln? (Teil 2)

Inhalt der Personalakte
Was darf in einer Personalakte stehen - und was nicht?

Der Begriff der Personalakte ist weit gefaßt, eine Definition des Gesetzgebers gibt es dazu bisher nicht.
Was ist unter dem Begriff »Personalakte« zu verstehen? 
Gesetzliche Grundlage ist hier der § 83 BetrVG. 
Personalakte im Sinne dieser Vorschrift ist jede Sammlung von Unterlagen über einen bestimmten Arbeitnehmer des Betriebs. Dabei kommt es nicht darauf an, in welcher Form und an welcher Stelle die Akte geführt wird.
Als Personalakte gelten auch elektronische Dateien, in denen die Personaldaten der Arbeitnehmer gespeichert sind. Nicht erforderlich ist, dass der Arbeitgeber die Sammlung als Personalakte bezeichnet.

Zum typischen Inhalt von Personalakten gehören:

• Angaben zum Personenstand, Personalfragebögen, Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag einschließlich später erfolgter Änderungen
• Bewertungen, Beurteilungen, Zeugnisse, Ausbildungsmaßnahmen, Berufsbildung, berufliche Entwicklungen, Fähigkeiten, Leistungen, Anerkennungen
• Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Verträge über Darlehen und Werkswohnungen, Arbeitsunfälle, Urlaubsvertretungen, Pfändungen
• Abmahnungen, Verwarnungen, Disziplinarbescheide, Rügen, Betriebsbußen
• Informationen über Fehlzeiten, insbesondere Urlaub, Krankheit,  An- und Abwesenheitszeiten
• Zeit- und Leistungserfassungsdaten, Arbeitsberichte, Akkordzettel, Stempelkarten bzw. entsprechend geführte Dateien
• Kontenkarten, Erfassungsmedien und Aufzeichnungen im Rahmen der Lohn- und Gehaltskontenführung, innerbetriebliche Forderungen, Abtretungen und Pfändungen, vermögenswirksame Leistungen, sozialversicherungsrechtliche Unterlagen
• Schriftliche Erklärungen und Stellungnahmen der Arbeitnehmer zum Inhalt der Personalakten, insbesondere zu Beurteilungen und Abmahnungen. Diese sind auf Verlangen der Arbeitnehmer den Akten Beizufügen, und zwar in einem räumlichen Zusammenhang mit den schriftlichen Vorgängen, zu denen sich der Arbeitnehmer äußert

Das darf u.a. nicht in einer Personalakte stehen:

• alles was in irgend einer Form das Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten verletzt
• Angaben über das bisherige Arbeitsentgeld beim vorherigen Arbeitgeber
• Angaben über die Vermögensverhältnisse der Beschäftigten gehen den Arbeitgeber nichts an, Ausnahme Bankbereich mit Zugang zur Kasse
• Vorstrafen die in keinem Bezug zur ausgeübten Tätigkeit stehen
• Gewerkschafts- und Parteizugehörigkeit
• Angaben über beabsichtigte Eheschließung, bisherige Ehen und Scheidungen
• Angaben über den Gesundheitszustand, Unterlagen des Betriebsarztes zu Untersuchungen der Beschäftigten
• Graphologische und psychologische Gutachten
• Angaben zur sexuellen Orientierung

Für den Arbeitnehmer ist es wichtig, über den Inhalt seiner Personalakte Bescheid zu wissen, nur so kann er reagieren und ggf. seine Personalakte ergänzen oder verlangen, dass bestimmte Unterlagen herausgenommen werden.


Das Recht auf Einsichtnahme in die Personalakten besteht jederzeit, vor allem innerhalb der Arbeitszeit, und ist an keine Richtlinien gebunden. Es muss dem Betroffenen gestattet sein, sich Auszüge und Fotokopien anzufertigen. Bei der Einsichtnahme dürfen keine Personen anwesend sein, die den Arbeitnehmer überwachen oder mit seiner Überwachung beauftragt sind.