Die Personalakte - Ein Buch mit sieben Siegeln? (Teil 1)

Wieviel "Personalakte"   darf es denn sein?

Jeder Mitarbeiter hat eine.
Kaum ein Mitarbeiter kennt seine oder gar deren Inhalt.

Personalakten müssen sein, dort werden alle für das bestehende Arbeitsverhältnis notwendigen Daten des Arbeitnehmers festgehalten.
Aber oftmals, nein sehr oft, sind diese Personalakten jedoch unnötig aufgebläht mit Informationen und Daten über, bzw. vom Arbeitnehmer, die in einer Personalakte keinesfalls etwas zu suchen haben.
So finden sich z.B. persönliche Bemerkungen von Vorgesetzten darin, persönliche Daten und Informationen die in keinem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.
Dann gibt es wieder Fälle wo mehr als eine Personalakte p. Mitarbeiter geführt wird.
Das ist ungesetzlich, weil nur in ganz wenigen Ausnahmefällen gestattet!
Gängige Praxis bei einigen Arbeitgebern ist es auch gern so genannte "Geheimakten" anzulegen! Auch das ist ungesetzlich und nicht zulässig!

Bei OBI werden Personalakten seit geraumer Zeit ebenfalls nicht mehr nur wie früher üblich in Papierform geführt, sondern zusätzlich in digitaler Form, EPA oder auch e-Akte genannt.
Schneller auszuwerten, schneller abzurufen, jederzeit und überall für die Abteilung "Human Resources" (Personalabteilung) und den Arbeitgeber verfügbar!
Auch gegen die "Elektronische Personalakte" ist, grundsätzlich jedenfalls, nichts einzuwenden, denn das führen von Personalakten in digitaler Form bringt einige Vorteile. Nicht nur für den Arbeitgeber.
Es ist nur wieder einmal etwas vergessen worden:
Werden erstmals personenbezogene Daten ohne Kenntnis des Betroffenen gespeichert, ist der Betroffene von der Speicherung der Art der Daten, der Zweckbestimmung, der Erhebung, der Verarbeitung und Nutzung und der Identität der verantwortlichen Stelle zu unterrichten. Auch über die Empfänger, wo er mit einer Übermittlung seiner Daten an diese er nicht rechnen kann.
Die Betroffenen sind wir Mitarbeiter, die, wieder einmal, nicht informiert wurden. Gleiches trifft für die Arbeitnehmervertretungen zu.

Vergessen werden darf bei der Einführung von elektronischen Personalakten allerdings auch nicht der sich im Zuge dieser "Rationalisierung" zwangsläufig einstellende "Return on Investment".
In den Personalabteilungen ist daher mit Stellenabbau zu rechnen, da nur noch ein Minimum an Zeit- und Arbeitsaufwand nötig ist und durch diese Umstrukturierungen zwangsläufig auch Arbeitskräfte freigesetzt werden.

Demnächst: Teil 2 "Inhalt der Personalakte - Was darf in einer Personalakte stehen und was nicht"

PS:
Jeder sollte mindestens einmal im Jahr Einsicht in seine Personalakte nehmen und kontrollieren was drin steht!
Es ist Euer gutes Recht!